В настоящее время любая, даже небольшая компания чувствует на себе влияние информационного «взрыва». Мелкие, средние и большие проекты выполняются с использованием телефонов, обычной и электронной почты, других современных средств связи. Конечно, коммуникации сейчас удобны, как никогда. Тем не менее, количество информации, необходимое для успешного выполнения проекта, не становится меньше — здесь и договоры с клиентами и партнерами, и отчеты собственных сотрудников о своей работе и многое другое. Управлять информационным потоком становится все тяжелее. Но есть и интересные способы выхода из положения — это программное обеспечение относительно нового класса под общим названием GroupWare.

Такое программное обеспечение позволяет организовать эффективное взаимодействие всех участников проекта. Главное достоинство — централизация информационного потока внутри компании. Все сотрудники работают через эту систему: никаких отдельных чатов или конференций.

Кроме того, в такую систему также интегрируются органайзеры — как групповые так и индивидуальные. Таким образом для руководства упрощается задача указания направления работы, а также контроль выполнения проекта сотрудниками. Кроме того, систематизируется информация по клиентам и поставщикам. Достоинством подобного программного обеспечения является ведение архива и удобный поиск нужной информации. Система также способна выдавать отчеты по запросу, что облегчает контроль над сотрудниками и целыми отделами компании.

Одной из таких систем является система групповой работы TeamWox. Программа является своеобразным центром управления компанией, где в единое целое собраны такие элементы, как

1. Отдел кадров

Модуль отображает всю необходимую информацию о сотрудниках, где можно в несколько кликов собрать личные данные, адреса и контакты отдельного человека.

2. Задания

В «Заданиях» удобно раздавать указания сотрудникам, можно также контролировать их исполнение. Для каждой задачи можно сразу выбрать исполнителя.

3. Документооборот

Один из наиболее важных модулей, который позволяет эффективно работать с документацией. Именно здесь хранятся документы любого типа: договоры, акты, изображения и прочая информация.

4. Почта

Нет нужды каждому сотруднику устанавливать собственный почтовый клиент. Вся почта собрана в одном месте, и любое сообщение связано со всей системой.

5. Клиенты и контакты

Название модуля говорит само за себя — в модуле собраны контактные данные всех клиентов и партнеров компании.

6. Форум

Этот специализированный модуль позволяет сократить разрыв между руководством и сотруднкиами. В модуле форума можно общаться как на личные, так и на корпоративные темы. К примеру, руководитель может назначить дату проведения корпоратива, или указать на особенности политики компании.

7. Поиск

Поскольку система очень большая, найти нужную информацию бывает непросто. Но модуль поиска обеспечивает практически мгновенный поиск любой информации по всей системе. Посредством встроенного поиска TeamWox можно найти любой требуемый документ, письмо, задание или клиента. Разработчики утверждают, что модуль основан на технологии морфологического поиска, позволяя находить все, что относится к тематике запроса.

8. Отчеты

Этот модуль позволяет быстро составить отчет о текущем состоянии дел. Любой, даже самый сложный проект может быть разложен на составляющие, где показано выполнение каждой части проекта. Модуль отчетов позволяет создать общую картину выполнения всего проекта.

9. Онлайн-консультант

Отсекая возможность установки сторонних интернет-мессенджеров, TeamWox позволяет организовать удобное общение в режиме реального времени между отдельными сотрудниками. К примеру, очень неплохо внедрить подобный модуль для общения между офисными сотрудниками и сотрудниками технической поддержки.

10. Сервисдеск

Очень удобный модуль постановки, планирования и контроля задач. Работа в этом модуле производится путем создания различных групп обслуживания. К каждой группе постепенно поключаются сотрудники, которые отвечают за отдельные проекты/продукты. В каждой же группе можно создавать любые категории заявок, согласно таким критериям, как тип, важность и прочее.

11. Расчеты

В этом модуле можно получить информацию о перемещении денежных потоков своего предприятия. Создатели программы позаботились о том, чтобы такая информация была максимально упрощена. Таким образом, руководитель проекта сможет быстро просмотреть необходимую информацию. Выводить отчеты можно по организациям, клиентам и продуктам.

В качестве заключения хотелось бы сказать, что оценить систему в полной мере вы сможете уже после работы с демо-версией. Опробовать TeamWox в работе можно здесь.